چرخه طول عمر پروژه شامل مجموعه فعالیت های لازم برای تولید یک محصول یا ارائه خدمات می باشد. برای انواع مختلف محصولات و خدمات، چرخه ها و فعالیت های متفاوتی تعریف می شوند. بعنوان مثال، پروژه ساخت یک مجتمع مسکونی و نوشتن و تولید یک اپلیکیشن موبایل با یکدیگر فرق دارند.
چرخه طول عمر مدیریت یک پروژه به بیان نحوه ی مدیریت یک پروژه می پردازد. این چرخه برای همه پروژه ها یکسان است و به چرخه طول عمر پروژه بستگی ندارد.
برای مدیریت یک پروژه، باید 5 مرحله مختلف تعریف شوند:
۱. مبداء پروژه: در این مرحله یک یا چند پروژه برای تولید یک محصول یا ارائه خدمات به شما پیشنهاد می شوند. این پیشنهادات در سازمان یا شرکت شما مورد ارزیابی و تحلیل قرار می گیرند تا در نهایت انتخاب شوند که بسته به نوع پروژه و کوچکی و بزرگی آن، مدت زمانی برای این مرحله صرف می شود. با انتخاب یکی از پروژه های پیشنهادی توسط سازمان یا شرکت شما، این مرحله پشت سر گذاشته می شود.
۲. شروع پروژه : در این مرحله است که مدیر پروژه انتخاب می شود. او به همراه تیم پشتیبان پروژه تلاش می کند تا منابع لازم و تیم پروژه را جهت توصیف دقیق تر پارامترهای کلیدی پروژه از جمله هزینه ها، حوزه کاری، برنامه زمانبندی و میزان کیفیت کارشناسی کند. تیم پروژه بر اساس چهارچوبهای تعریف شده پروژه، منشور یا پروانه پروژه را تعریف می کند. تأیید این سند توسط تیم پشتیبان، اجازه شروع برنامه ریزی اولیه را به تیم پروژه می دهد. برنامه ای که در این مرحله تهیه و تدوین می شود، بسیار دقیق تر از مرحله قبل است. این برنامه در ارتباط با نحوه ی ارتباط میان طرف های درگیر در پروژه نیز مباحثی را مشخص می کند. همچنین فهرستی از ریسک هایی را تهیه می کند که ممکن است پروژه را با شکست مواجه کنند. در پایان این مرحله، کل پروژه بر اساس اسناد و مدارک موجود ارزیابی می شود و جهت ادامه کار و آغاز مرحله بعدی تصمیم گیری می شود.
۳. برنامه ریزی پروژه : در این مرحله، با ادامه روند قبلی و تکمیل پارامترهای کلیدی، دستاوردهای پروژه تعریف می شوند. اکنون مدیر پروژه از کارشناسان بیشتری کمک می گیرد تا به جزئیات بیشتری از هزینه، حوزه کاری، برنامه زمانبندی و کیفیت پروژه دست یابد. عناصر دیگری نیز به برنامه پروژه اضافه می شوند، مانند نحوه کنترل تغییرات، مدیریت تأییدیه ها و مجوزها و مکاتبات. به علاوه، عوامل خارج از حوزه پروژه نیز بررسی می شوند. فهرست اولیه ریسک های شکست پروژه تکمیل شده و برنامه ای جهت مقابله و کاستن آثار هر یک از آنها ارائه می شود. در پایان این مرحله نیز فعالیت های انجام شده و اسناد و مدارک تهیه شده مورد سنجش و ارزیابی قرار می گیرند و در مورد ادامه کار پروژه و همچنین تخصیص منابع مورد نیاز برای اجرا و کنترل پروژه تصمیم گیری می شود.
۴. اجرا و کنترل پروژه: در این مرحله است که بیشترین منابع اختصاص یافته به پروژه مصرف می شوند. اکنون وظیفه مدیر پروژه است تا کاری کند که تیم پروژه بتواند برای اجرا و انجام فعالیت های پروژه طبق برنامه و تولید محصول یا ارائه خدمات فعالیت خود را انجام دهند. او از برنامه های تدوین شده در مراحل قبل جهت مدیریت کارها استفاده می کند و همچنین زمینه را برای انتقال محصول یا خدمات ارائه شده به سازمان اجرایی فراهم می آورد.
۵. خاتمه پروژه: در پایان کار، این تیم پروژه است که خروجی های پروژه، عملکرد تیم پروژه و عملکرد سازمان اجرایی را مورد ارزیابی قرار می دهد. برای این منظور بازخورد(Feedback) مشتریان، اعضای تیم پروژه، مصرف کنندگان و دیگر افراد ذینفع مورد ارزیابی و بررسی قرار می گیرند. هدف اصلی از انجام این ارزیابی، مستندسازی بهترین شیوه های انجام کار و آموزه ها جهت استفاده در پروژه های بعدی است. پارامترهای کلیدی نیز مجددا مورد ارزیابی قرار می گیرند و نتیجه در اختیار سازمان اجرایی قرار داده می شود تا با برنامه تدوین شده اولیه مقایسه شود و عملکرد کلی مورد ارزیابی قرار گرفته و همچنین با عملکرد پروژه های دیگر مقایسه گردد.
یکی از چالش های پیشروی مدیر پروژه، تنظیم چرخه طول عمر یک پروژه خاص با چرخه طول عمر مدیریت پروژه است. در حالی که فعالیت های پروژه و فعالیت های مدیریت پروژه با یکدیگر متقارن هستند، دستاوردهای مدیریت پروژه، این دو چرخه را به یکدیگر پیوند می زند.